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Booking system and charging of costs

The availability of the MRI Facility for human scanning depends mainly on the availability of the necessary technical and healthcare staff. This availability is split among the research groups making requests (projects active during the term) via the online booking system.

Access priority criteria are defined in the document “MRI BOOKING PRIORITY GUIDELINES”, available below.

Users wishing to obtain a slot to carry out experiments must enter a request directly into the booking system. The booking requests are then assessed and allocated at the discretion of the MRI Team researcher, depending on the total number of requests received and the priority criteria defined.

 

The Facility reserves the right to cancel bookings when the instrument needs to be repaired or maintained or when Facility staff is unexpectedly unavailable.

Rules for cancelling bookings: a booking can be cancelled with no charge up to 3 working days in advance (i.e. at least 72 hours before the booking). Cancellations less than 72 hours in advance will still incur charges, even if the cancellation is due to a lack of available volunteers or if the volunteer either does not pass the medical screening or does not show up for the experiment.

The cost of the slots booked will not be charged if the experiment cancellation is instead due to equipment failure or unavailability of Facility staff.

 

Versione in Italiano

LABORATORIO DI NEUROIMMAGINI FUNZIONALE Unità fMRI-3T

LINEE GUIDA PRIORITÀ PRENOTAZIONE MRI

Approvate dalla giunta e presentate al consiglio in data 27/04/2022

Le presenti linee guida sono pensate per guidare il processo di attribuzione degli slot disponibili per “human scan” presso la facility MRI. La facility ospita diverse tipologie di utenti per le quali sono riservati dei pacchetti/ore sulla percentuale del totale. Viene qui rappresentato anche un esempio in termini di ore / mese allocabili ai diversi livelli considerando un totale di 120 ore mensili disponibili per “human scan”, che rappresentano quelle ad oggi (aprile 2022) stimabili per l’anno in corso. Al variare delle ore le proporzioni saranno mantenute. Gli slot saranno assegnati con modalità trimestrale e con almeno un mese di anticipo sul primo slot disponibile, a meno di oggettive problematiche organizzative.

 

Definizioni

I progetti si dividono in:

  • progetti a spot, che prevedono un numero predefinito (in fase di PPM), di partecipanti da campionare, e per i quali è quindi possibile determinare il numero di slot necessari al loro completamento (modalità seriale), e progetti continuativi (es. ERC grants), che prevedono l’esecuzione di più esperimenti consecutivi (modalità parallela) e non permettono quindi di prevedere a priori il numero di slot che saranno necessari alla loro conclusione. Questa classificazione servirà come guida per stabilire la modalità di inserimento delle prenotazioni nel sistema di booking (seriale vs. parallele).
  • Progetti finanziati da enti “esterni”: il finanziamento può essere con rendicontazione puntuale dell’attività di “human scan” svolta (es. ERC grants) o senza rendicontazione, nel caso l’apporto economico non faccia riferimento specifico ad una voce che prevede la rendicontazione in termini di ore di utilizzo della facility MRI (es. PRIN o UniTN starting grants). Questa classificazione verrà presa come guida per distribuire le priorità di assegnazione delle ore di uso dell’MRI. 
Livello Descrizione % ore riservate ore/mese (tot 1201 )
Progetti finanziati da enti esterni con rendicontazione condotti da PI afferenti a CIMeC o in cui sono attivamente coinvolti ricercatori CIMeC. 40 48
Progetti finanziati da enti esterni senza rendicontazione condotti da PI afferenti a CIMeC o in cui sono attivamente coinvolti ricercatori CIMeC. 30 36
Progetti finanziati da qualsiasi ente con e senza rendicontazione condotti da PI non afferenti a CIMeC e in cui non sono attivamente coinvolti ricercatori CIMeC. 15 18
Progetti finanziati dal CIMeC senza rendicontazione condotti da PI afferenti al CIMeC. 15 18

1: le 120 ore mensili inserite rappresentano un esempio che può variare al variare della disponibilità del personale afferente alla facility.

Regole ulteriori:

  1.  All’interno di ciascun livello, ciascun progetto non potrà avere più del 50% delle slot attribuibili, a meno che non vi sia disponibilità residua delle slot rimanenti.
  2. Qualora i progetti afferenti ad un livello, non riempiono le ore riservate, tali ore possono essere utilizzate dai progetti afferenti al livello successivo. La riassegnazione sarà fatta “15 giorni” dopo l’apertura del booking system, per l’assegnazione trimestrale degli “slots”.
  3. I progetti a spot (con un solo esperimento previsto dal progetto) verranno inseriti nel booking system e pertanto condotti in modalità seriale, mentre i progetti continuativi (con più esperimenti già pianificati in modo indipendente) verranno condotti in modalità parallela rispetto ad altri progetti.
  4. Eventuali progetti che prevedono lo svolgimento di human scan con carattere di urgenza (es scan indifferibili pena la revoca del grant) verranno discussi caso per caso.
  5. In caso di guasto o indisponibilità della macchina per una o più sessioni, gli slot cancellati verranno recuperati non appena verranno messe a disposizione nuovi slot di tempo macchina. Nel caso di sospensioni impreviste dell’attività che rendono necessaria la cancellazione di più del 25% degli slot mensili attribuiti (tipicamente, una settimana), gli slot già attribuiti nel periodo successivo alla ripresa dell’attività possono essere al bisogno cancellati per una riattribuzione, atta a ri-bilanciare la distribuzione degli slot secondo le priorità vigenti.

 


 

English version

FUNCTIONAL NEUROIMAGING LABORATORY
Unit fMRI-3T

GUIDELINES TO PRIORITIES IN BOOKING MRI SCANS

Approved by the council and presented to the board on 27/04/2022

These guidelines have been designed to guide the process of attributing available slots for
human scans at the MRI facility.
The facility hosts various types of users for whom packages/hours are reserved as a
percentage of the total. Here an example is also given in terms of hours/month that can be
allocated to the various levels, considering a total of 120 hours a month available for human
scans, which represent those to date (April 2022) that can be estimated for the current year.
If the number of hours change, the proportions will be maintained.
Slots will be assigned quarterly, at least a month ahead of the first available slot, unless
objective organisational problems prevent this.

 

Definitions

Projects are divided up into:

  • spot projects with a predefined (during PPM) number of participants to be sampled and
    for which the number of slots necessary for their completion can be determined (serial
    mode) and continuous projects (e.g. ERC grants), which involve multiple consecutive
    experiments being carried out (parallel mode) and do not, therefore, make it possible to
    envisage the number of slots necessary for their conclusion from the outset. This
    classification will serve as a guide to establish how the bookings can be entered into the
    booking system (serial vs parallel).
  • Projects financed by “external” entities: financing may be with timely reports on human
    scans performed (e.g. ERC grants) or without reports, in which case the economic
    contribution does not make specific reference to an item envisaging reporting in terms of
    hours of use of the MRI facility (e.g. PRIN or UniTN starting grants). This classification will
    be taken as a guide to distribute the priorities for the assignment of the hours of use of
    the MRI.

Level

Description

% hours reserved

hours/

month (tot. 1201)

1

Projects financed by external entities with reports carried out by PIs from CIMeC or actively involving CIMeC researchers.

40

48

2

Projects financed by external auditors without reports carried out by PIs from CIMeC or actively involving CIMeC researchers.

30

36

3

Projects financed by any entity with and without reports carried out by PIs not from CIMeC and not actively involving CIMeC researchers.

15

18

4

Projects financed by CIMeC without reports carried out by PIs from CIMeC.

15

18

1 the 120 monthly hours entered are an example that may vary as the availability of the facility
staff varies.

Additional rules:

  1. At each level, each project cannot have more than 50% of the slots available for attribution,
    unless there is residual availability of the remaining slots.
    2. If the projects relating to a level should fail to fill the hours reserved, these hours can be used
    by projects relating to the next level. Reassignment will take place “15 days” after the booking
    system opens, for the quarterly assignment of slots.
    3. Spot projects (with a single experiment envisaged by the project) will be entered into the
    booking system and, therefore, carried out in a serial manner, while continuous projects (with
    multiple experiments already planned independently) will be carried out parallel to other
    projects.
    4. Any projects entailing the need for urgent human scans (e.g. scans that cannot be postponed
    as this would risk grant revocation) will be discussed on a case-by-case basis.
    5. In the event of failure or unavailability of the machine for one or more sessions, the slots
    cancelled will be recovered as soon as new machine time slots are made available. In the event
    of unforeseen suspension of activities requiring the cancellation of more than 25% of the
    monthly slots attributed (typically one week), the slots already attributed during the period
    that follows the resumption of activities may be cancelled as necessary for re-attribution, so
    as to restore balance to the distribution of slots according to current priorities.

Image Priorità Di Accesso MRI Lab

Image Guidelines To Priorities In Booking MRI Scans


Created by matteo.giovannelli. Last Modification: Tuesday 06 of December, 2022 13:02:08 CET by Manuela Orsini.

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