Metodologia per l’assegnazione degli obiettivi e la valutazione della performance individuale del PTA del CIMeC


Questo documento non sostituisce il documento di Ateneo “Manuale di valutazione delle posizioni e delle performance individuali” ma, seguendo le indicazioni dello stesso, ambisce a proporre delle linee guida nel processo di assegnazione degli obiettivi, del loro monitoraggio e della loro rendicontazione, al fine di aumentare la trasparenza e la tracciabilità dell’intero processo nonché di favorire il coinvolgimento dei dipendenti nel mandato di attività del Centro. 

Quale principio generale, è opportuno ricordare che il contributo individuale, e quindi gli obiettivi del singolo, sono strettamente correlati con gli obiettivi del CIMeC nel suo complesso. L’assegnazione avviene in modo che tutti i soggetti della struttura (in ragione delle funzioni specifiche svolte) siano protesi verso gli obiettivi strategici e operativi del CIMeC. Mediante un effettivo coinvolgimento, ciascuno potrà concorrere al raggiungimento degli obiettivi prioritari del Centro.

Pianificazione
Ogni anno il Direttore individua e raccoglie proposte dal personale tecnico e dai responsabili delleFacilities, sugli obiettivi di Funzione e Generali che il Centro intende raggiungere, raccoglie proposte di divisione dei compiti tra le Facilities e stende una prima proposta di assegnazione degli obiettivi annuali del personale (identificati come: Obiettivi di Funzione/Gruppo), assicurandosi che il ruolo di ciascuno sia coerente con gli obiettivi strategici ed operativi prefissati. Prima che gli obiettivi vengano nuovamente
discussi con il PTA, in questa fase di definizione è previsto un confronto tra il Direttore, gli Scientific Advisor dei laboratori dove operano i PTA e, eventualmente, uno o più membri della Giunta. Tale fase di confronto è finalizzata all’illustrazione motivata delle proposte presentate, che si conclude con conferma, integrazione o modifica degli obiettivi inizialmente individuati dal Direttore.

In una riunione con tutto il PTA, il Direttore condivide con il personale gli obiettivi generali del Centro e le linee guida per la loro realizzazione. Durante la riunione il PTA è invitato a formulare suggerimenti ed eventuali proposte di miglioramento degli obiettivi annuali identificati come prioritari per il Centro.

Gli obiettivi vengono poi rielaborati con il singolo PTA. In quest’occasione il PTA è invitato a proporre uno degli Obiettivi personali annuali (collegati cioè alla sua persona in quanto titolare del ruolo di tecnico) (obiettivo non obbligatorio). Questo obiettivo è diretto principalmente all’approfondimento di competenze tecniche professionalizzanti. Può quindi includere la partecipazione a corsi di formazione, seminari, progetti scientifici e/o pubblicazioni (si veda sotto Criteri da seguire per la partecipazione del personale tecnico delle facilities CIMeC nelle pubblicazioni scientifiche). Le attività che saranno svolte per il raggiungimento degli obiettivi personali, diverse dalle attività di formazione o altro miglioramento della propria professionalità, andranno ad integrarsi a quelle necessarie per il raggiungimento degli obiettivi del Centro e il corretto funzionamento della Facility (si vedano anche le Linee guida di funzionamento: ruoli all’interno delle facilities del CIMeC).

Ai tecnici identificati come Facility Manager verrà chiesta una rendicontazione sintetica, indicativamente annuale, dell’attività svolta dalla Facility, al fine di permettere alla Giunta di individuare eventuali strategie di miglioramento e permettere eventualmente un maggiore utilizzo della stessa.

Gli obiettivi vengono quindi ufficialmente assegnati al PTA e, essendo in ultima istanza di responsabilità del Direttore, necessitano la sua autorizzazione.

L’assegnazione degli obiettivi prevede anche la chiara definizione, per ciascun PTA e con il suo accordo, di chi dovrà monitorarne e valutarne il raggiungimento (il Direttore, il Scientific Advisor, e/o altri Responsabili/Persone di riferimento).

Monitoraggio
Con cadenza semestrale, le persone individuate come Responsabili di riferimento monitorano l’attività svolta dal PTA per il raggiungimento degli obiettivi assegnati e segnalano al Direttore eventuali criticità. L’obiettivo è quello di intervenire , in tempi brevi, al fine di correggere e risolvere situazioni che potrebbero portare ad un mancato raggiungimento dell’obiettivo . In caso di esito negativo del monitoraggio periodico, è previsto un coinvolgimento della Giunta, per assicurare una verifica
imparziale, e per impostare eventuali azioni correttive.

Nel corso dell’anno gli obiettivi del Centro possono subire modifiche, integrazioni o possono essere sostituiti in caso di subentrate necessità (per esempio, l’ottenimento da parte del centro/PI di nuovi grant) o laddove si ravvisino impedimenti oggettivi al loro raggiungimento . In tal caso, il Direttore darà comunicazione tempestiva di tali modifiche al PTA coinvolto e alle persone che ne devono monitorare le attività, e verrà individuata una soluzione accolta da tutte le parti coinvolte.

Il monitoraggio del PTA sarà volto anche a garantire che la distribuzione delle attività legata agli obiettivi sia quanto più possibile equa fra loro e adeguata al funzionamento delle Facilities. Qualora così non fosse, sentito il parere dei PTA coinvolti, così come le persone coinvolte nel monitoraggio (si veda la definizione nell’ultimo paragrafo della Pianificazione), il Direttore, interverrà con delle modifiche nell’attribuzione dei compiti in modo da garantire a tutti i laboratori il medesimo contributo alle attività di supporto alla ricerca.

Valutazione
La valutazione finale della performance individuale dei tecnici è in carico al Direttore, che la esegue dopo aver consultato le persone coinvolte nel monitoraggio (i Responsabili di riferimento, ed eventualmente la Giunta, nonché tutte le persone che ritiene utili ai fini di questa valutazione) e quelle interessate dalla valutazione.

Periodicamente i Facilities Users saranno coinvolti in un momento di valutazione dell’attività della Facility, allo scopo di raccogliere suggerimenti e proposte finalizzate al miglioramento dei processi organizzativi e dei servizi offerti dalla Facility. Con l’obiettivo di valorizzazione le capacità e le competenze e il costante miglioramento della Facility.

Ai fini di migliorare il processo, al personale tecnico verrà chiesto di fare una valutazione critica dei punti di forza e di debolezza della propria performance e dell'andamento stesso della facility, all’esclusivo scopo di segnalare eventuali criticità di gestione e di migliorare quindi la performance nell’anno successivo.